O que começou como uma prova de conceito discreta para consolidar relatórios se transformou, em poucos ciclos, em um dos projetos de automação mais abrangentes da saúde suplementar brasileira. A Davita, operadora nacional de clínicas, percorreu esse caminho com a Nova IT Consultoria e a plataforma Automation Anywhere, reescrevendo a forma como cinco áreas críticas operam todos os dias.
Davita transforma operação com RPA: o que mudou e por que importa
A Davita é uma das maiores operadoras nacionais de clínicas do Brasil, com uma estrutura operacional distribuída em múltiplas filiais e áreas de negócio que precisam funcionar de forma integrada e sem margem para erros.
O desafio que antecedeu o projeto era claro: processos manuais repetitivos consumiam tempo e energia de equipes qualificadas, enquanto a demanda por dados confiáveis e atualizados crescia em ritmo acelerado.
A solução veio em parceria com a Nova IT Consultoria e a plataforma Automation Anywhere, referência global em automação robótica de processos.
O resultado, em síntese, foi a transformação de cinco áreas críticas da operação — Fiscal e Contábil, Financeiro, RH, Compras e Área Médica — com impactos diretos em velocidade, confiabilidade e qualidade do trabalho entregue.
Quem: Davita, operadora de clínicas com presença nacional, em parceria com a Nova IT Consultoria.
O quê: Implementação progressiva de RPA (Automação Robótica de Processos) para eliminar gargalos operacionais em áreas administrativas e assistenciais.
Quando: O projeto teve início com um piloto controlado e evoluiu de forma incremental ao longo dos ciclos seguintes.
Onde: Em processos distribuídos entre as filiais clínicas e as áreas corporativas centrais da Davita.
Por quê: O volume de tarefas manuais e repetitivas comprometia a agilidade, a acuracidade dos dados e a capacidade das equipes de se dedicar a atividades estratégicas.
Esse contexto é fundamental para entender por que o case da Davita se tornou uma referência no setor de saúde suplementar brasileiro — não pelo tamanho do investimento inicial, mas pela forma como a transformação foi construída: com método, métricas e escalabilidade planejada.
O ponto de partida: uma prova de conceito focada e mensurável
Antes de qualquer expansão, a Davita e a Nova IT Consultoria definiram um ponto de entrada preciso: a leitura e consolidação automatizada de relatórios para alimentar o sistema de BI (Business Intelligence) da operadora.
Esse recorte não foi escolhido por acaso.
Trata-se de um processo com características ideais para um piloto de RPA: alta repetitividade, regras bem definidas, entradas e saídas padronizadas e impacto mensurável em curto prazo.
A lógica do começo pequeno
Iniciar um projeto de automação com escopo delimitado é uma estratégia que contrasta diretamente com o modelo chamado de “big bang” — aquele em que a organização tenta automatizar tudo ao mesmo tempo, em um projeto de longa duração, alto custo e risco elevado.
O big bang raramente entrega o que promete no prazo esperado.
Projetos muito amplos tendem a se perder em complexidades não previstas, resistência interna e mudanças de escopo que atrasam os resultados e desgastam as equipes.
O modelo de piloto controlado inverte essa lógica.
Ao escolher um processo específico, com critérios claros de sucesso e janela de tempo reduzida, a organização consegue:
- Validar a tecnologia no ambiente real de produção;
- Identificar pontos de fricção antes de escalar;
- Gerar evidências concretas para convencer stakeholders internos;
- Reduzir o risco financeiro e operacional da iniciativa.
Critérios de seleção do processo-piloto
A consolidação de relatórios para o BI atendia a múltiplos critérios de elegibilidade para automação:
Volume: era uma tarefa executada com frequência, consumindo horas recorrentes das equipes.
Padronização: as regras de extração, leitura e consolidação dos dados eram bem documentadas e estáveis.
Mensurabilidade: era possível medir, antes e depois, quanto tempo a tarefa consumia e qual era a taxa de erros.
Impacto tangível: dados mais rápidos e confiáveis no BI afetam diretamente a qualidade das decisões gerenciais.
Essa combinação tornou o processo-piloto um terreno seguro para validar a abordagem sem expor a operação a riscos desnecessários.
O resultado desse primeiro ciclo foi o que abriu caminho para uma das expansões mais estruturadas de automação no setor de saúde suplementar nacional.
Por que o piloto convenceu: ROI visível e replicabilidade comprovada
Um piloto de automação só justifica sua expansão quando os números falam por si.
No caso da Davita, os resultados iniciais foram suficientemente claros para transformar o que era uma prova de conceito em um programa de automação multi-área.
Os resultados que abriram a porta para a escala
O primeiro impacto observado foi a redução significativa no tempo de processamento da consolidação de relatórios.
Tarefas que antes exigiam intervenção manual repetitiva passaram a ser executadas pelo robô em fração do tempo original, com menor variação e maior consistência nos dados entregues ao BI.
O segundo resultado relevante foi o aumento da confiabilidade das informações.
Com a automação eliminando a entrada manual de dados, a incidência de erros de digitação, omissões e inconsistências caiu de forma perceptível — o que aumentou a confiança das equipes de gestão nas análises produzidas.
O terceiro fator que pesou na decisão de expandir foi o engajamento interno.
As equipes que passaram a operar com o suporte do RPA relataram redução de carga em tarefas repetitivas e mais tempo disponível para atividades que exigem julgamento e análise.
O contexto de mercado que confirma o movimento
A Davita não estava sozinha nesse caminho.
Dados da Deloitte indicam que mais de 53% das empresas globais já adotaram alguma forma de RPA em suas operações, e a projeção é que esse percentual ultrapasse 75% até 2027.
No setor de saúde, a adoção cresce em ritmo ainda mais acelerado, impulsionada pela pressão por eficiência operacional, conformidade regulatória e necessidade de integração entre sistemas legados e plataformas modernas.
O movimento da Davita, portanto, não foi pioneirismo isolado — foi uma resposta estratégica e bem executada a uma tendência que já estava em curso no mercado global.
Replicabilidade: o critério decisivo
Além dos resultados em si, o que convenceu a liderança da Davita a expandir o programa foi a replicabilidade comprovada do modelo.
A metodologia aplicada no piloto podia ser adaptada para outros processos com características semelhantes — alta repetitividade, regras definidas, sistemas integráveis.
Esse insight foi o ponto de inflexão: o projeto deixou de ser uma experiência pontual e passou a ser a base de um programa estruturado de automação.
A expansão: cinco áreas transformadas pela automação
Com o piloto validado, a Davita e a Nova IT Consultoria iniciaram o processo de mapeamento e priorização das próximas frentes de automação.
O critério central seguiu o mesmo que guiou o piloto: processos com alto volume, regras bem definidas e impacto mensurável.
Cinco áreas foram selecionadas e transformadas ao longo dos ciclos seguintes.
Fiscal e Contábil: do controle manual à automatização do calendário financeiro
A área Fiscal e Contábil foi uma das primeiras a receber automação após o piloto.
O foco estava em dois processos estruturantes do ciclo financeiro das clínicas filiais: a abertura de período fiscal e o fechamento mensal e anual.
Esses processos envolvem uma sequência de etapas interdependentes, executadas com frequência fixa e dentro de prazos rígidos — características que os tornam candidatos naturais à automação.
Antes da automação, as equipes precisavam executar manualmente cada etapa do ciclo, o que aumentava o risco de atrasos, erros sequenciais e retrabalho.
Com o RPA, o robô passou a executar a sequência de abertura e fechamento de período seguindo as regras de negócio estabelecidas, liberando os profissionais de contabilidade para se concentrar na análise dos resultados e na tratativa de exceções.
O impacto foi sentido especialmente nos períodos de fechamento, historicamente os mais intensos para as equipes contábeis.
Financeiro: conciliação bancária integrada ao ERP
Na área Financeira, o processo automatizado foi a conciliação bancária realizada por meio dos arquivos de retorno fornecidos pelos bancos.
O fluxo anterior exigia que os profissionais fizessem manualmente a leitura dos arquivos bancários, o cruzamento com os registros do ERP e o lançamento das diferenças identificadas.
Com a automação, o robô passou a executar essa rotina de forma integrada: lê os arquivos de retorno, consulta o ERP, realiza o cruzamento e registra os resultados — tudo dentro dos parâmetros definidos pela equipe financeira.
A conciliação bancária é um processo crítico para o controle financeiro de qualquer operadora, e a automação reduziu o tempo de execução e a exposição a erros humanos em um dos pontos mais sensíveis do ciclo de caixa.
RH: cadastro automatizado no Workday
A área de Recursos Humanos concentrava um volume expressivo de lançamentos manuais no sistema Workday — plataforma de gestão de pessoas utilizada pela Davita.
Os processos automatizados foram três dos fluxos mais recorrentes e documentados da área: admissão, transferência e demissão de colaboradores.
Cada um desses eventos exige uma sequência de campos preenchidos, validações e registros que, quando feitos manualmente, consomem tempo e geram risco de inconsistências.
O robô passou a executar esses cadastros com base nos dados fornecidos pelos próprios processos de RH, seguindo as regras de cada tipo de movimentação e garantindo uniformidade nos registros.
Para a área de RH, o resultado foi duplo: menos tempo em tarefas operacionais e mais consistência nos dados dos colaboradores no sistema.
Compras: pedidos executados por regra, não por repetição manual
Na área de Compras, a automação foi aplicada à execução de pedidos no ERP conforme as regras de negócio definidas pela operadora.
O processo anterior envolvia a interpretação das demandas recebidas, a validação das regras aplicáveis e o lançamento manual dos pedidos no sistema — um ciclo repetitivo que consumia tempo e estava sujeito a erros de interpretação.
Com o RPA, o robô passou a receber as solicitações, verificar as regras correspondentes e executar os pedidos diretamente no ERP, sem necessidade de intervenção humana nas etapas operacionais.
A equipe de compras passou a atuar na gestão das exceções, na negociação com fornecedores e no refinamento das regras — atividades de maior valor estratégico.
Área Médica: monitoramento de exames em tempo consistente
A automação na Área Médica representa um dos aspectos mais sensíveis e relevantes do case da Davita.
O processo automatizado foi o monitoramento de exames de pacientes — uma rotina que exige consistência, velocidade e zero tolerância a omissões.
Antes da automação, o acompanhamento dos exames dependia de processos manuais sujeitos a variações de volume e disponibilidade das equipes.
Com o robô atuando no monitoramento, o processo passou a ocorrer de forma sistemática e dentro dos parâmetros estabelecidos, contribuindo para maior rastreabilidade e consistência no acompanhamento dos pacientes.
Essa frente demonstra que a automação em saúde vai além da eficiência administrativa — ela pode impactar diretamente a qualidade assistencial quando aplicada com critério.
De dias para horas: o impacto real nas equipes e nos resultados
Os números do case da Davita contam uma história objetiva sobre o que a automação robótica de processos é capaz de entregar quando aplicada com método.
Tarefas que antes levavam dias passaram a ser concluídas em horas.
Esse é o dado central que resume o impacto operacional da jornada — e ele se repete em diferentes frentes, do ciclo contábil à conciliação financeira.
Menos horas extras, menos retrabalho
A área de contabilidade foi uma das que mais sentiu o efeito direto da automação.
Os períodos de fechamento mensal e anual, historicamente associados a jornadas estendidas e pressão sobre as equipes, passaram a ser conduzidos com menor sobrecarga.
A redução de horas extras foi um dos reflexos mais concretos do novo modelo operacional.
Ao mesmo tempo, a queda nos erros manuais impactou toda a cadeia: menos inconsistências nos dados significam menos retrabalho, menos correções emergenciais e mais tempo disponível para análise.
Mais assertividade, menos operação
O RPA não eliminou postos de trabalho na Davita — redistribuiu o tipo de trabalho realizado.
Profissionais que antes passavam horas executando lançamentos, cruzamentos e preenchimentos manuais passaram a atuar em atividades que exigem julgamento, interpretação e tomada de decisão.
Essa é uma distinção importante: a automação não substitui pessoas, reposiciona competências.
A assertividade operacional aumentou não só pela redução de erros, mas pela qualidade superior da análise que as equipes passaram a entregar quando liberadas das tarefas mecânicas.
O ciclo virtuoso da automação bem executada
Quando o RPA é implementado de forma estruturada, ele cria um ciclo virtuoso:
- Menos erros manuais;
- Dados mais confiáveis;
- Decisões mais rápidas e embasadas;
- Equipes mais engajadas em trabalho de valor;
- Operação mais eficiente com o mesmo quadro de profissionais.
Esse ciclo é exatamente o que o case da Davita ilustra — e é o argumento mais sólido para organizações de saúde que ainda avaliam se o momento de começar chegou.
O papel da Nova IT Consultoria na jornada da Davita
A Nova IT Consultoria atuou como parceira de implementação ao longo de toda a jornada da Davita, desde a definição do processo-piloto até o escalonamento para as cinco áreas.
O papel da consultoria não foi apenas técnico — foi metodológico.
Seleção e qualificação de processos candidatos
Um dos pontos críticos em qualquer programa de automação é identificar quais processos devem ser automatizados primeiro.
A Nova IT Consultoria aplicou critérios estruturados para essa seleção: volume de execuções, grau de padronização das regras, nível de maturidade da documentação e potencial de retorno em curto prazo.
Esse processo de qualificação evitou um erro comum em projetos de RPA: automatizar processos mal definidos, que transferem para o robô as mesmas inconsistências que já existiam na execução manual.
Uso da plataforma Automation Anywhere
A escolha da plataforma Automation Anywhere refletiu critérios técnicos específicos: capacidade de integração com os sistemas já utilizados pela Davita (incluindo ERP e Workday), robustez para processos de missão crítica e suporte ao escalonamento incremental.
A plataforma permite que os robôs operem de forma autônoma dentro dos parâmetros estabelecidos, com registro de logs e rastreabilidade das execuções — requisitos importantes em um ambiente regulado como o de saúde suplementar.
Acompanhamento do escalonamento
A Nova IT Consultoria não encerrou seu papel após a entrega do piloto.
O acompanhamento das expansões — cada nova área incorporada ao programa — seguiu a mesma metodologia: mapeamento detalhado do processo, definição de regras, desenvolvimento e testes do robô, implantação e monitoramento dos primeiros ciclos.
Esse modelo de acompanhamento contínuo é o que diferencia um projeto de automação bem-sucedido de uma iniciativa que entrega no curto prazo mas não sustenta resultados ao longo do tempo.
RPA na saúde: por que o setor lidera a adoção
O setor de saúde apresenta características estruturais que tornam o RPA especialmente relevante — e que explicam por que sua adoção nesse segmento cresce em ritmo acelerado.
Volume transacional e repetitividade
Operadoras de saúde, redes de clínicas e hospitais lidam diariamente com volumes expressivos de transações repetitivas: lançamentos contábeis, conciliações financeiras, movimentações de colaboradores, pedidos de compras, acompanhamento de procedimentos.
Cada uma dessas transações segue regras definidas e ocorre com alta frequência — o perfil exato dos processos mais adequados para automação robótica.
Exigências regulatórias e rastreabilidade
O ambiente regulatório da saúde suplementar brasileira — com obrigações perante a ANS, o fisco e os conselhos profissionais — exige que cada processo seja executado com precisão e que haja rastreabilidade das ações.
O RPA oferece, por design, registros detalhados de cada execução: o que foi feito, quando, com quais dados e qual foi o resultado.
Essa rastreabilidade nativa é um diferencial significativo em relação à execução manual, onde a documentação do processo frequentemente depende da disciplina individual de cada profissional.
Integração entre sistemas legados e plataformas modernas
Um dos maiores desafios tecnológicos do setor de saúde é a convivência entre sistemas legados — instalados há anos e profundamente integrados à operação — e plataformas modernas como ERPs atualizados, Workday e ferramentas de BI.
O RPA atua como uma camada de integração que conecta esses sistemas sem exigir grandes projetos de substituição ou customização.
O robô opera nas interfaces que os sistemas já oferecem — da mesma forma que um humano operaria — o que reduz drasticamente o custo e o prazo de implementação.
Dados de mercado confirmam a tendência
A projeção de que mais de 75% das empresas adotarão RPA até 2027 (Deloitte) é ainda mais pronunciada no setor de saúde, onde a pressão por eficiência operacional se combina com exigências regulatórias e necessidade de qualidade assistencial.
O movimento da Davita não é uma exceção — é parte de uma transformação estrutural que está redefinindo como as organizações de saúde operam no Brasil e no mundo.
Da automação ao próximo estágio: quando o RPA evolui para agentes de IA
O RPA representa uma etapa fundamental na jornada de automação de qualquer organização — mas não é o ponto de chegada.
À medida que os programas de automação maduram, surge naturalmente a pergunta: o que vem depois?
Além das tarefas estruturadas
O RPA convencional é extremamente eficaz para processos com regras bem definidas, entradas e saídas padronizadas e baixa variabilidade.
Mas o ambiente operacional das organizações de saúde — e de qualquer setor — também contém processos que exigem interpretação de contexto, tomada de decisão em cenários ambíguos e adaptação a situações não previstas.
É aqui que entram os agentes de inteligência artificial.
O próximo estágio: raciocínio e decisão assistida
Enquanto o RPA executa, o agente de IA raciocina.
Em vez de seguir um fluxo fixo de instruções, o agente de IA é capaz de interpretar dados não estruturados, avaliar alternativas e recomendar — ou até tomar — decisões dentro dos limites que a organização define.
Esse é o próximo estágio natural para organizações que já consolidaram seus programas de RPA e buscam ampliar o escopo da automação para além das tarefas repetitivas.
A Davita em uma trajetória de maturidade incremental
A jornada da Davita — do piloto de consolidação de relatórios à automação de cinco áreas críticas — é um exemplo preciso de maturidade incremental em automação.
Cada etapa criou a base para a seguinte: infraestrutura técnica, cultura organizacional favorável, processos documentados e equipes familiarizadas com a convivência entre humanos e robôs.
Esse tipo de maturidade é exatamente o que prepara uma organização para dar o próximo passo em direção aos agentes de IA — sem os riscos de quem tenta queimar etapas.
O exemplo do próximo estágio
Cases como o da Austral ilustram o que acontece quando a automação ultrapassa as tarefas estruturadas e passa a incorporar raciocínio e decisão assistida por IA.
Nesse estágio, a automação não apenas executa — ela interpreta, sugere e aprende.
Para organizações que ainda estão iniciando sua jornada com RPA, essa perspectiva serve como horizonte de planejamento: o caminho não termina na automação de tarefas, ele começa por ela.
Como avaliar se sua operação está pronta para começar por um piloto de RPA
Antes de iniciar qualquer projeto de automação, a organização precisa avaliar se as condições mínimas para um piloto bem-sucedido estão presentes.
Os cinco critérios a seguir foram desenvolvidos para diretores de TI, CFOs, gerentes de operações e controllers que querem tomar essa decisão com base em evidências, não em intuição.
- Você consegue identificar pelo menos um processo com alta repetitividade e regras bem documentadas?
Processos candidatos ao RPA têm perfil claro: executados com frequência, seguem sempre as mesmas regras, têm entradas e saídas padronizadas.
Se sua organização não consegue listar pelo menos um processo com esse perfil, o primeiro passo é mapear e documentar antes de automatizar. - Os sistemas envolvidos no processo são acessíveis e estáveis?
O robô precisa interagir com sistemas que estejam disponíveis e que não sofram mudanças de interface com alta frequência.
Sistemas legados instáveis ou interfaces que mudam constantemente aumentam o custo de manutenção da automação. - Existe clareza sobre o que significa sucesso para o piloto?
Um piloto sem métricas de sucesso definidas não gera evidências suficientes para justificar a expansão.
Defina antes: quanto tempo o processo leva hoje, qual é a taxa de erros atual e qual resultado mínimo tornaria o piloto um sucesso. - Há patrocínio executivo para a iniciativa?
Projetos de automação que não contam com engajamento da liderança enfrentam resistência interna e dificuldade de acesso a recursos e informações.
O patrocínio executivo não precisa ser massivo — mas precisa ser real. - A equipe operacional está informada e envolvida no processo?
A resistência das equipes é um dos principais fatores de insucesso em projetos de RPA.
Envolver os profissionais que executam o processo desde o início — como especialistas no fluxo, não como ameaçados pela automação — é determinante para o sucesso da implementação.
Se sua organização atende a pelo menos três desses cinco critérios, as condições para iniciar um piloto controlado já estão presentes. Um diagnóstico técnico com a Nova IT Consultoria pode identificar quais processos têm maior potencial de retorno imediato e definir o escopo ideal para o primeiro ciclo.
O case da Davita demonstra que a automação inteligente não exige uma transformação radical de uma única vez. Começar com um piloto bem delimitado, medir os resultados com rigor e escalar por evidência é um caminho mais seguro e mais sustentável para operações de saúde de qualquer porte.
Se sua organização ainda avalia por onde começar, um diagnóstico técnico com a Nova IT Consultoria pode indicar quais processos têm maior potencial de retorno imediato. O primeiro passo tende a ser menor do que parece.
