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Automação
Chatbots: o mundo antes e depois dos robôs de atendimento

Quantas vezes você entrou em um site e recebeu uma mensagem dizendo “Olá, como posso te ajudar?”. Essa experiência existe graças aos chatbots! Mas, afinal, o que são chatbots?

“Chatbots” é um termo formado por duas palavras em inglês: “chat” que se traduz em conversa, e “bots” uma abreviação para “robot”, ou robôs. De forma livre, a tradução é de um robô de conversa!

Mas como tudo isso começou? Você descobre agora!

Você conhece a história dos chatbots?

A primeira menção registrada sobre os robôs inteligentes foi feita no livro “Eu, Robô”, em 1940. A história trazia robôs com capacidades semelhantes a um humano, podendo pensar e falar.

Mesmo não sendo a definição mais correta, essa primeira menção traz o pontapé inicial sobre o que são chatbots.

A partir daí, cientistas começaram a modelar outros robôs que tivessem habilidades que pudessem interagir com humanos. Neste momento, o cientista Alan Turing, criou o “Teste Turing”, onde o robô precisava enganar pelo menos 30% de um público de interação.

Somente em 1965, uma tecnologia conseguiu passar nesse resultado! Criada pelo pesquisador Joseph Weizenbaun, Eliza era uma psicóloga capaz de identificar palavras e criar frases.

Depois de Eliza, o objetivo dos pesquisadores foi buscar reverter alguns problemas da pioneira, como interpretar a intenção do usuário e delongar em uma conversação.

Ao longo dos anos, muitos robôs foram surgindo, chegando a versões que utilizam Inteligência Artificial (IA) e Processamento de linguagem natural (PLN). Nessas versões, já conseguimos sanar as dores da Eliza!

Como funcionam os chatbots?

Os chatbots são softwares interativos que podem funcionar de diferentes formas, como mensagem de texto ou comando de voz. Sua funcionalidade se dá a partir de uma boa base de informações.

Os dados serão necessários para garantir uma melhor experiência para o usuário que se comunica com o robô.

Essa tecnologia trouxe impacto para diversas áreas, em especial o atendimento ao cliente.

Chatbots e atendimento ao cliente

Os chatbots funcionam como um suporte para o atendimento ao cliente. Veja, eles não substituem os atendentes humanos!Sua presença agrega valor, trazendo funcionalidades que geram mais velocidade e desafogando o time para atividades de maior valor.

Algumas de suas vantagens são:

  • O atendimento não para!

Quando falamos do recurso humano, é preciso saber que contaremos apenas pelo horário comercial ou alinhado em contrato com o colaborador.

Já os chatbots continuam trabalhando mesmo após o horário do expediente, fins de semana e feriados! Estando sempre disponível para atender o cliente, sem custos adicionais.

  • Tempo de atendimento

Outro diferencial dos chatbots é o tempo de atendimento. Eles possuem um atendimento mais rápido e dinâmico, isso por estarem sempre preparados para receber perguntas e enviar respostas automaticamente!

  • Atende muitos canais de atendimento

Por se tratar de um software, os robôs podem estar presentes em diversos canais de atendimento, expandindo os pontos de contato da empresa com seu cliente. Seja em sites, perfil no Instagram ou Facebook, WhatsApp… Ele pode estar lá!

A variedade de canais garante também mais possibilidades de estratégias de atendimento. Enquanto no Instagram você pode focar no relacionamento, o seu site pode ter robôs prontos para qualificar leads para vendas.

  • Facilidade de informações

Os robôs contam com um banco de informações que pode ser útil para as estratégias da empresa, assim como facilitar o atendimento. Dessa forma, um usuário não precisa digitar sempre seu nome completo, pois o chat terá acesso aos dados passados.

  • Bom para o bolso

A presença do chatbot, como dito anteriormente, fortalece o time de atendimento ao cliente. Isso possibilita à empresa um time mais enxuto, com menos necessidade de muitas contratações.

Na área de Vendas e Marketing, o robô fortalece a qualificação de leads, o contato inicial com clientes e o aumento do relacionamento.

Implementação de chatbots na empresa

Agora que você sabe o que são chatbots, de onde surgiram e suas principais vantagens, deve pensar: como levá-los para minha empresa?

Bom, primeiro é importante entender o mercado do seu negócio, seus processos e onde é possível fazer o uso do robô.

Levante o investimento necessário e prepare seu time para receber o novo colaborador robô! Não deixe de acompanhá-lo após a implementação, fazendo as adequações necessárias e aproveitando cada vez mais suas possibilidades.

Quer saber como levar essa e outras formas de transformação digital para sua empresa? Entre em contato conosco! Estamos disponíveis para te ajudar.

Automação
Automação de processos: como começar a entender?

Automação de processos: o guia completo!

A automação de processos já faz parte da sua rotina! É isso mesmo, você já tem familiaridade com a automação.

Na hora de fazer uma compra online, por exemplo, ao finalizá-la uma confirmação chega até seu e-mail. Ou até mesmo quando você instala uma lâmpada inteligente na sua casa e, sempre às 18h, ela acende.

O que essas atividades têm em comum? Ambas são feitas de forma automática!

Agora, é sua hora de entender com maior profundidade sobre a automação de processos e como levar o conceito para sua empresa.

O que é automação?

Por estar presente em nossa rotina de forma tão corriqueira, o conceito de automação pode ser incerto. É automação ou automatização?

Automação diz respeito a uma atividade que não necessita da interferência humana. Ainda sobre a compra online, não é necessário que um colaborador da loja esteja 24h em alerta para enviar a confirmação de uma compra!

Já uma atividade automatizada necessita de uma interferência, mesmo que mínima. Por exemplo, ao comprar um ventilador você não apenas liga, mas faz as mudanças necessárias caso sinta frio ou calor, aumentando ou diminuindo a velocidade.

A ação de tornar um processo independente gera muitos benefícios, principalmente nas organizações. Quer saber como? Continue lendo.

Automação em empresas: quando é necessário?

Eu consigo adivinhar algo sobre sua empresa, mesmo não a conhecendo com profundidade: existe um caminho mais curto para os seus processos. Vamos fazer um teste?

Com quantas dessas situações você se identifica?

  • Percebe um alto número de demandas atrasadas na sua empresa, assim como atividades em modo urgente;
  • Muitas atividades parecem estar paradas, mas não é claro o por quê;
  • Ao chegar um novo colaborador, não há clareza sobre como fazer as atividades do setor, existindo “diversas maneiras” de serem feitas;
  • Passa grande parte do seu dia tirando dúvidas ou buscando respostas necessárias para o andamento das suas tarefas;
  • O contrário também acontece: muitas pessoas te interrompem para entender melhor sobre atividades.

Se identificou? Se sim, você precisa saber mais sobre a automação de processos!

Para isso, siga o passo a passo abaixo:

1 – Faça um diagnóstico do seu negócio

É hora de entender com profundidade sobre sua organização e todos os processos existentes. Essa etapa é essencial para compreender como as áreas se relacionam, quais os principais gargalos e outras informações relevantes.

Atenção! Se um processo for desnecessário ou ruim, uma automação não poderá salvá-lo.

A partir do diagnóstico, faça um mapeamento do seu processo. Isso facilitará as próximas etapas, especialmente para o repasse de informações para seus colaboradores.

2 – Planeje a implementação

A partir do seu cenário, identifique um objetivo para sua automação. Por exemplo, diminuir o tempo para elaboração de contratos.

Com objetivo bem definido, precisamos levantar quais serão os indicadores-chave de performance (KPI). Esses indicadores demarcam se a sua automação está no caminho certo ou se é preciso fazer mudanças.

3 – Garanta os recursos necessários

É hora de colocar a mão na massa! Para isso, busque os recursos certos para sua automação, como ferramentas e tecnologias de apoio, além de profissionais qualificados.

Essa é uma etapa muito importante para a automação de processos! É aqui que tudo que foi identificado no diagnóstico, aprofundado no mapeamento e destrinchado no planejamento ganha forma.

Depois disso acabou? Ainda não!

4 – Faça testes

Antes de apresentar para toda a empresa e oficializar o processo, faça testes! Afinal, pode estar tudo muito claro no papel, mas torna-se confuso quando colocado na prática.

Uma boa forma de testar é trazer o operacional para perto. Ninguém melhor entenderá quais os problemas a serem corrigidos ou adaptações devem ser feitas do que quem viverá o processo diariamente.

5 – Não pare de melhorar!

A automação vai funcionar de forma independente, isso você já sabe. Mas é preciso sempre revisitar o agora para propor melhorias para o futuro!

Assim, sua automação acompanha o crescimento e necessidades da sua empresa de forma fluida e sempre ativa. Lembra dos KPI’s definidos? Acompanhe os resultados!

Esteja perto dos seus colaboradores e incentive as sugestões internas, e saiba mais sobre o mercado fazendo benchmarking.

O que sua empresa ganha com tudo isso? Os benefícios são gigantescos e ultrapassam o funcionamento interno!

4 vantagens de automatizar a sua área

Feita de maneira correta, a automação se torna um grande aliado para o crescimento da empresa. Algumas das suas vantagens são:

  • Mais produtividade

As atividades antes manuais agora acontecem de maneira rápida, constante e com menos risco de erros. Assim, seus colaboradores podem focar em atividades de maior valor para a empresa.

  • Facilidade na entrada de colaboradores

Lembra a quantidade infinita de formas de fazer algo? Com automação, a padronização faz parte da rotina. Facilitando o aprendizado de quem chega, diminuindo as dúvidas e acelerando a adaptação às atividades. 

  • Grande retorno:

O investimento em um processo de automação logo pode ser recuperado. Isso porque uma empresa mais acelerada ganha mais tempo e diminui seus custos operacionais.

  • Vantagem competitiva:Uma coisa é certa: se sua empresa não investir em tecnologia ela ficará para trás. A agilidade de processos, segurança das informações e aumento da qualidade com certeza serão grandes diferenciais para seu cliente!Os benefícios percorrem todas as áreas da empresa, de Operações a Recursos Humanos. Com tudo caminhando bem, o aumento de vendas será uma consequência natural!
Software
Automação de notas fiscais: quando escolher esse serviço?

Todos os empreendedores precisam emitir notas fiscais – e boa parte deles faz isso manualmente. Mas em grandes volumes, isso pode causar grandes problemas, e é nesse momento que entra a automação de notas fiscais.

 

A legislação brasileira é bastante rígida e erros simples podem ser cometidos na rotina. Um simples preenchimento errado, por falta de atenção, pode gerar consequências custosas para as empresas. Por isso, se você ainda faz a emissão de notas de forma manual, fique atento a esse texto!

 

O que é automação de notas fiscais?

A automação de notas fiscais acontece quando um sistema faz a geração de notas para a sua empresa, sem a necessidade de digitar os dados. Isso é possível ao integrar a sua plataforma de pagamentos a uma outra plataforma inteligente, que consegue capturar esses dados e disparar as notas automaticamente.

 

Quais são os principais benefícios?

 

  • Ganho de produtividade e de tempo

Quando falamos em automação de algo, a primeira ideia é a economia de tempo. E na automação de notas fiscais isso não é diferente. Pense bem: se você leva em torno de 5 minutos para acessar o sistema da prefeitura, digitar os dados, conferir cada um deles, gerar a nota e enviar para seu cliente, você está perdendo tempo. O quão estratégico essa atividade é para sua empresa? 

 

Em tempos de otimização de recursos, é preciso avaliar o que realmente traz resultado para o negócio, com o mínimo de gastos possíveis. E tempo é um recurso altamente limitado, que não pode ser reposto. Por isso, investir em um sistema que automatiza um trabalho bastante repetitivo pode trazer melhores resultados para sua empresa.

 

  • Redução de erros

Como a emissão da nota não será feita por um ser humano, isso reduz drasticamente as chances de erros, já que um sistema fará todo o cruzamento de dados. Essa redução de erros, por si só, já traz diversos outros benefícios – principalmente financeiros.

 

  • Redução de gastos desnecessários

Como falamos logo acima, a automação de notas fiscais gera mais tempo de qualidade para atividades estratégicas e ainda evita falhas. Tudo isso contribui para que a sua empresa evite gastar com tributos, multas ou até mesmo sanções desnecessárias.

 

Depois de todas essas vantagens, com certeza você está considerando adotar o serviço de automação de notas fiscais, certo? Separamos aqui 3 situações que essa contratação é indispensável para sua empresa: 

 

  • Se você emite mais de 5 notas fiscais por dia

 Quem emite 5 notas fiscais por dia já está perdendo pelo menos 30 minutos diários em uma tarefa extremamente burocrática. Ao final do mês, sua empresa já perdeu muito tempo – e isso significa perda de dinheiro. Por isso, se a sua emissão já passa dessa quantidade, está na hora de automatizar.

  • Se você pretende contratar uma pessoa apenas para enviar notas fiscais

Já sente que a sua rotina está muito cheia para ficar sozinho emitindo notas fiscais? Saiba que a contratação de uma pessoa apenas para isso não é algo estratégico. Ou seja, não aumentará os resultados da sua empresa e apenas trará mais gastos. Repense sobre o assunto e considere automatizar a emissão de notas fiscais.

 

  • Se você não tem controle sobre as notas fiscais emitidas no mês

Sabe a média de notas fiscais emitidas mas não tem o controle fixo sobre essas emissões? Com um sistema automatizado você consegue ter acesso ao histórico em apenas alguns cliques!

 

Como fazer a automação de notas fiscais?

Depois desses pontos, está preparado para automatizar a emissão de notas fiscais? Se a resposta for positiva, você precisa contratar uma empresa que realize esse tipo de serviço. Ou seja: que tenha à sua disposição um sistema pronto para gerar as notas fiscais de forma automática.

Aqui na Nova IT, trabalhamos com um RPA fiscal. Em outras palavras: um sistema de automação que possibilita a automação de notas fiscais. Ficou curioso e quer saber como podemos ajudar a sua empresa o mais rápido possível? Então entre em contato com a gente!

Security
Automação robótica de processos (RPA): qual plataforma escolher?

A automação robótica de processos (RPA) consiste na aplicação da tecnologia em processos repetitivos, para que eles sejam realizados de forma automática. A principal vantagem dessa automação para as empresas é a economia de tempo e a redução de custos.

 

Mas se esse tipo de serviço é interessante para os negócios, como saber que tipo de automação escolher? Bem, isso vai depender de muitos aspectos.

 

Como escolher o que precisa ser automatizado?

Na verdade, não é você quem vai escolher, mas sim a sua rotina. Será perceptível aquilo que você ou sua equipe está gastando muito tempo, que não trará grandes resultados.

 

Nesse ponto, é importante entender a priorização: existem atividades que são indispensáveis e demandam tempo, e outras que podem simplesmente serem deixadas de lado. No primeiro caso, use a automação robótica de processos (RPA); já no segundo caso, simplesmente ignore e siga para a próxima tarefa.

 

Qual plataforma escolher?
Existem diferentes plataformas de RPA no mercado, cada uma com sua especificidade. Na hora de escolher a que melhor resolve seu problema, leve em consideração os seguintes pontos:

 

  • Ambiente de desenvolvimento integrado (IDE) para desenvolvedores criarem automações de bot personalizadas
  • Agentes para implantar automações
  • Servidores centralizados e/ou em nuvem para gerenciar e executar a automação.

 

Além desses pontos, é importante que se considere alguns recursos que serão indispensáveis para uma boa experiência junto à plataforma escolhida. Por isso, tenha bastante cuidado na hora da análise. Aqui, citamos 3 desses recursos:

 

3 recursos para analisar durante a escolha da plataforma de RPA

  • Segurança

O fornecedor está cumprindo com todas as diretrizes com o padrão de segurança exigido? Consegue demonstrar robustez na proteção dos dados? Nesse momento, é importante que você verifique as marcas parceiras da empresa prestadora do serviço (da plataforma que a sua empresa vai escolher), para saber se têm nome reconhecido e se são confiáveis.

 

  • Escalabilidade

A questão da escalabilidade entra tanto no aspecto dos fornecedores quanto na construção da plataforma. Nesse momento, é importante que você tenha feito a análise inicial e saiba por onde precisa iniciar a automação: quais processos têm prioridade e o que pode ser expandido. 

 

  • Customização

Será que a plataforma atende a tudo o que a sua empresa precisa? E se não atende, qual a possibilidade do time ajudar no desenvolvimento de uma solução ainda melhor? 

 

Se você vai começar com uma plataforma de automação robótica de processos (RPA) é importante que a empresa fornecedora seja sua parceira, e que esteja disposta a comprar a sua briga. 

 

Por isso, antes mesmo de fechar o contrato, peça referências, casos de sucesso e entenda o quanto a empresa quer fornecer um serviço de excelência para o seu negócio.

 

Open bots x Plataformas: qual deles escolher?

Se você já está em busca das plataformas e está procurando as especificidades de cada uma, talvez já tenha se deparado com os open bots. Esse tipo de serviço deixa a desejar em algumas áreas importantes, principalmente se você trabalha com uma grande base de dados. 

 

O principal fator é a segurança: open bots não podem ser comparados com as plataformas pois estas são certificadas e verificadas, cumprindo todos os requerimentos necessários. Por isso, se você está na dúvida, não hesite em entrar em contato conosco para que possamos guiar você na melhor escolha para sua empresa.