Automação de processos: o guia completo!
A automação de processos já faz parte da sua rotina! É isso mesmo, você já tem familiaridade com a automação.
Na hora de fazer uma compra online, por exemplo, ao finalizá-la uma confirmação chega até seu e-mail. Ou até mesmo quando você instala uma lâmpada inteligente na sua casa e, sempre às 18h, ela acende.
O que essas atividades têm em comum? Ambas são feitas de forma automática!
Agora, é sua hora de entender com maior profundidade sobre a automação de processos e como levar o conceito para sua empresa.
O que é automação?
Por estar presente em nossa rotina de forma tão corriqueira, o conceito de automação pode ser incerto. É automação ou automatização?
Automação diz respeito a uma atividade que não necessita da interferência humana. Ainda sobre a compra online, não é necessário que um colaborador da loja esteja 24h em alerta para enviar a confirmação de uma compra!
Já uma atividade automatizada necessita de uma interferência, mesmo que mínima. Por exemplo, ao comprar um ventilador você não apenas liga, mas faz as mudanças necessárias caso sinta frio ou calor, aumentando ou diminuindo a velocidade.
A ação de tornar um processo independente gera muitos benefícios, principalmente nas organizações. Quer saber como? Continue lendo.
Automação em empresas: quando é necessário?
Eu consigo adivinhar algo sobre sua empresa, mesmo não a conhecendo com profundidade: existe um caminho mais curto para os seus processos. Vamos fazer um teste?
Com quantas dessas situações você se identifica?
- Percebe um alto número de demandas atrasadas na sua empresa, assim como atividades em modo urgente;
- Muitas atividades parecem estar paradas, mas não é claro o por quê;
- Ao chegar um novo colaborador, não há clareza sobre como fazer as atividades do setor, existindo “diversas maneiras” de serem feitas;
- Passa grande parte do seu dia tirando dúvidas ou buscando respostas necessárias para o andamento das suas tarefas;
- O contrário também acontece: muitas pessoas te interrompem para entender melhor sobre atividades.
Se identificou? Se sim, você precisa saber mais sobre a automação de processos!
Para isso, siga o passo a passo abaixo:
1 – Faça um diagnóstico do seu negócio
É hora de entender com profundidade sobre sua organização e todos os processos existentes. Essa etapa é essencial para compreender como as áreas se relacionam, quais os principais gargalos e outras informações relevantes.
Atenção! Se um processo for desnecessário ou ruim, uma automação não poderá salvá-lo.
A partir do diagnóstico, faça um mapeamento do seu processo. Isso facilitará as próximas etapas, especialmente para o repasse de informações para seus colaboradores.
2 – Planeje a implementação
A partir do seu cenário, identifique um objetivo para sua automação. Por exemplo, diminuir o tempo para elaboração de contratos.
Com objetivo bem definido, precisamos levantar quais serão os indicadores-chave de performance (KPI). Esses indicadores demarcam se a sua automação está no caminho certo ou se é preciso fazer mudanças.
3 – Garanta os recursos necessários
É hora de colocar a mão na massa! Para isso, busque os recursos certos para sua automação, como ferramentas e tecnologias de apoio, além de profissionais qualificados.
Essa é uma etapa muito importante para a automação de processos! É aqui que tudo que foi identificado no diagnóstico, aprofundado no mapeamento e destrinchado no planejamento ganha forma.
Depois disso acabou? Ainda não!
4 – Faça testes
Antes de apresentar para toda a empresa e oficializar o processo, faça testes! Afinal, pode estar tudo muito claro no papel, mas torna-se confuso quando colocado na prática.
Uma boa forma de testar é trazer o operacional para perto. Ninguém melhor entenderá quais os problemas a serem corrigidos ou adaptações devem ser feitas do que quem viverá o processo diariamente.
5 – Não pare de melhorar!
A automação vai funcionar de forma independente, isso você já sabe. Mas é preciso sempre revisitar o agora para propor melhorias para o futuro!
Assim, sua automação acompanha o crescimento e necessidades da sua empresa de forma fluida e sempre ativa. Lembra dos KPI’s definidos? Acompanhe os resultados!
Esteja perto dos seus colaboradores e incentive as sugestões internas, e saiba mais sobre o mercado fazendo benchmarking.
O que sua empresa ganha com tudo isso? Os benefícios são gigantescos e ultrapassam o funcionamento interno!
4 vantagens de automatizar a sua área
Feita de maneira correta, a automação se torna um grande aliado para o crescimento da empresa. Algumas das suas vantagens são:
- Mais produtividade
As atividades antes manuais agora acontecem de maneira rápida, constante e com menos risco de erros. Assim, seus colaboradores podem focar em atividades de maior valor para a empresa.
- Facilidade na entrada de colaboradores
Lembra a quantidade infinita de formas de fazer algo? Com automação, a padronização faz parte da rotina. Facilitando o aprendizado de quem chega, diminuindo as dúvidas e acelerando a adaptação às atividades.
- Grande retorno:
O investimento em um processo de automação logo pode ser recuperado. Isso porque uma empresa mais acelerada ganha mais tempo e diminui seus custos operacionais.
- Vantagem competitiva:Uma coisa é certa: se sua empresa não investir em tecnologia ela ficará para trás. A agilidade de processos, segurança das informações e aumento da qualidade com certeza serão grandes diferenciais para seu cliente!Os benefícios percorrem todas as áreas da empresa, de Operações a Recursos Humanos. Com tudo caminhando bem, o aumento de vendas será uma consequência natural!